계약서 작성법
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계약서 작성법
  • 이혜지
  • 승인 2019.09.25 09:34
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사업첫걸음

계약서 작성법

계약서는 표제 그 자체가 계약서라고 되어 있든 혹은 각서·합의서·협정서 등으로 돼있든, 그 표제에 의해 구속력이 발생하는 것은 아니고 계약 당사자간 합의된 내용에 의해 결정되게 된다.

즉, 해당문서에 표현돼 있는 내용을 법률적으로 판단래 계약으로 인정된다면 그 표제가 어떻게 돼 있든 그 문서의 법률적 성질은 계약서에 해당한다.

 

1. 계약서의 편철

계약서가 한 장의 용지 속에 들어 갈 수 있으면 문제가 없지만 수록될 내용이 많아 여러장의 용지를 사용하는 경우에는 하나의 책으로 편철하게 된다. 계약서를 편철하는 경우 여러 장의 용지가 하나의 계약서임을 어떻게 입증할까 하는 것이 문제될 수 있다.

이를 증명하기 위해 현재 우리나라에선 편철된 여러 장의 용지 사이에 간인(間印)을 함으로써 추후 발생할 수 있는 분쟁의 입증자료로 사용한다. 간인은 당사자 쌍방은 물론 입증인이나 중개인, 보증인 등이 있을 때는 그 사람의 날인(捺印)도 받아야 한다.

한편, 미국·일본 등에서는 문자나 문양 등을, 원형(圓形) 또는 마름모꼴 형태를 한 금형(金型)을 갖고 제본한 여러 장의 용지에 압날(押捺)해 동일한 부호를 붙이는, 이른바 Seal(封印)이라고 하는 방법을 이용하고 있다.

 

2. 용어 및 문자

1) 내국인 사이의 계약

횡서(橫書)·종서(縱書) 어느 것이든 무방하지 당사자 사이에서 다르게 해석될 가능성이 있는 용어의 사용은 피하고 명확하게 의미를 나타낼 수 있도록 한다.

자필로 작성할 경우 글자의 변조를 막기 위해 가급적이면 워드를 사용한다든가 또는 한자를 함께 사용(특히 금액 등을 숫자로 표시하는 경우)하는 것이 좋다.

2) 외국인과의 계약 

원문과 번역문의 관계를 계약서에 명기해야 한다. 즉, 원문과 역문의 의미가 다를 때 어느 것이 우선인가 하는 등의 조치사항을 기재하는 것이다. 또한, 원문상의 문자가 모국어가 아닌 외국인 당사자(예를 들면, 한국어가 원문으로 된 경우의 외국인)가 그 계약의 내용을 이해하는데 있어서 원문으로 직접 이해시키는 방법을 택하는 한편, 그 뜻을 계약서에 기재하는 것이 좋다.

 

3. 문언의 구체성과 추상성

계약의 문언은 다른 해석이 생길 여지가 없게 명확하게 기재해야한다. 즉, 구체성이 있는 상세·면밀한 것이어야 하지만, 이에도 한계가 있다. 예를 들면, 어떠한 상황하에서 계약을 체결했지만 그때 예상치 못했던 사태가 발생하거나 또는 사정이 변경되거나 하는 경우 등이 있을 수있기 때문이다.  

여러 가지의 사태에 폭넓게 대응할 수 있도록 계약은 본질적으로는 추상적일 필요가 어느정도 있다. 그렇지만 세부 단서를 명확하게 기재하는 등 결과적으로 계약서는 추상적·간결·명확성과 구체적·상세·면밀성이 적절히 조화되도록 해야 한다.

 

4. 계약조항의 항목·부호

계약서의 문장형식은 지나치게 형식에 구애받을 필요는 없겠지만 최소한 명확성을 가져야 한다. 계약서의 길이 내지 양에 따라 편(編)·장(章)·관(款)·조(條)·항(項)·호(。) 등으로 구분해 1, 2, 3, ……, 가, 나, 다, …, (1)(2)(3)…, 등으로 나눠 표시하고, 마침표(.)·쉼표(,) 등의 부호도 적절히 사용해 정확한 표현이 될 수 있도록 활용한다.

 

5. 인지의 부착

계약서에서 인지(印紙)는 반드시 붙여야 한다는 입장도 있으며 극단적으로는 인지의 부착이 계약 효력발생요건이라고 생각하는 경우도 있고다. 나아가 인지를 붙이지 않은 계약서는 재판상의 증거가 될 수 없다고 하는 법제(法制)를 채택하고 있는 나라도 있다.

인지가 없는 계약서라도 계약으로서의 효력에는 아무런 영향이 없다. 다만, 조세범처벌법(租稅犯處罰法)에 의한 벌금·과료의 처벌을 받게 될 뿐이다. 국외에서 작성된 계약서는 계약의 이행지가 국내이거나, 또는 그 후에 국내로 갖고 왔다고 하더라도 인지세는 부과되지 않는다.

 

6. 자구(字句)수정 

계약서 작성시 오자(誤字)·탈자(脫字) 또는 불필요한 부분이 발생할 수가 있다. 이런 경우 자구(字句)의 삭제(削除)·추가(追加)·정정(訂正) 등의 수정을 하게 되는데, 어느 경우에든 깨끗하고 알기 쉽게 해당 부분을 수정한 후,그 뜻을 기재하고 당사자 쌍방의 정정인(訂正印)을 압날(押捺)한다. 그 방법은 해당 부분이 있는 행(行)의 양 여백에 삭○자·가(첨)○자·정정○자(삭제와 추가의 자수가 동일할 때) 등으로 표시한다. 여기서 특히 수정되는 자수(字數)를 위의 양(兩) 한자(漢字) 사이에 끼워 놓는 것이 중요하다.

자구(字句)의 수정이라고 하더라도, 대금액이나 확정일부(確定日附) 이행시기 그리고 인도수량(引渡數量)과 같은 중요한 부분의 정정은 가급적이면 하지 않는 것이 좋다. 만일 그 수정이 필요한 때에는 해당 조항 전부를 다시 작성하는 것이 바람직하다.

 

7. 공증

통상적으로 공증이라고 하는 것은, 문서가 공증인에 의해 작성되는 공정증서의 경우와 사인간에 작성된 문서에 공증인이 정당하게 서명 또는 날인됐음을 탁인하는 인증이 있다. 

공증을 하는 이유는 ▲ 공증인과의 상담을 통해 분쟁의 가능성을 사전에 예방할 수 있고 ▲ 공증된 서류는 위조 또는 변조의 우려가 없으므로 강력한 증거력이 있고  ▲ 어음·수표나, 금전소비대차 등에서의 일정한 금전, 기타의 대체물(代替物) 또는 유가증권의 지급을 목적으로 하는 법률행위에 관해 공증하게 되면, 이에 따른 증서는 채무명의(債務名義)로 됨에따라 집행문(執行文)을 부여받을 수 있어 소송절차 없이도 바로 강제집행할 수 있기 때문이다.

공증의 대상이 되는 법률관계의 예로는 ▲어음·수표의 거래 ▲ 매매·금전소비대차·임대차계약 등 ▲ 채권의 양도▲ 질권의 설정 ▲ 주식회사와 유한회사의 설립시의 정관, 인증(認證) 제외대상 법인(法人) 이외의 법인의 등기절차에 첨부되는 의사록(이들은 반드시 공증해야 하는 것임)  ▲유언서의 작성 등이 있다.

 

8. 확정일자

법률관계에 있어서 「일시(一時)」는 매우 중요한 작용을 한다. 즉, 민·상법 내지 형사법상의 시효(時效)에 그 영향을 미치며, 채권양도에 있어서는 「확정일자 있는 증서」가 그 효력이 강하게 되는 등, 일일이 열거할 수 없을 만큼 많은 작용을 하게 된다. 일반적으로 당사자가 작성한 계약서의 「일시」는 공증인이 확정일자를 압날(押捺)한 경우보다 그 신빙성이나 증명력에 있어서 약한 것이므로, 경우에 따라서는 「일시」에 대해 확정일자가 있는 증서로 해 두면 추후 분쟁 발생시에 좋은 증거자료가 되기 때문에 확정일자를 받는 것이 좋다.

 

9. 계약 당사자의 표시

당사자를 표시하는 의의는 그것에 의해 당사자를 특정하는 한편, 권한 있는 자가 계약서를 작성·서명했다는 것을 증명하는 것에 있다. 그 표시방법은 보통 주소·성명(내지 상호)·대표자 내지 대리인의 세 가지로 한다.

◆ 주소의 표시

1) 내국인

① 자연인의 경우에는 주민등록상에 기재된 주소를 표시하는 것이 원칙이고, 주민등록상의 주소와 실질적인 거주지가 다른 경우
에는 함께 쓰면 좋다. 특히 부동산 기타 등기·등록을 필요로 하는 목적물에 관한 계약서에서 등기·등록상의 주소와 주민등록상
의 주소가 다를 때에는 함께 표기해야 할 것이다.

EX)
주소 : 서울특별시 ○○구 ○○동 ○○번지 (등기부상의 주소 : 서울특별시 ○○구 ○○동 ○○번지)

② 법인인 경우, 해당 법인의 등기부에 등재된 본점을 표시하며, 또한 법인의 등기된 지점과 계약할 때에는 그 지점을 표시하는 것
이 원칙이다. 그리고 등기된 본거지와 실제 영업활동의 본거지 내지 목적물의 등기부상의 주소가 다른 때에는 병기한다.

2) 외국인

① 자연인인 때에는 출입국관리법에 의한 거류신고(居留申告)나 외국인 등록상의 기재에 따르며, 신고나 등록을 하지 않았을 때
에는 국적과 주소 이외에 실제 거주하는 곳을 표시한다.

② 법인인 때에는 외국법인 등기부장의 기재에 따르며, 등기가 없을 때에는 우리나라에서의 주된 영업소를 표시한다.

◆ 성명(내지 상호)의 표시

1) 자연인인 경우에는 호적상의 본명을 표시하는 것이 원칙이지만, 속칭(펜 네임, 예명 등)이라도 무방하다. 단 목적물이 등기나
등록을 필요로 하는 계약서에 있어서는 본명을 사용해야 할 것이다.

2) 법인인 경우에는 반드시 등기부에 기재돼 있는 정식명칭을 표시해야 한다. 이 경우 법인의 종류에 따라 종교법인·의료법인· 학교법인·재단법인·사단법인 등을, 회사인 경우에는 주식회사·유한회사 등을, 표시해야 할 것이다. 그리고 권리능력이 없는 사단(社團)의 경우는 통용되고 있는 단체규약상의 정식 명칭을 표시하면 된다.

◆ 대표자의 표시

1) 우선 이론상의 문제로서 대리인과 대표자와의 구별을 확실하게 해두지 않으면 안된다. 법인의 대표자는 법인(法人)의 기관(機關) 이고, 법에 의해 의제(擬制)된 법인에 있어서의 수족 내지 두뇌라고 할 수 있으며, 또한 대표자의 행위는 법인 자체의행위로 간주된다.

이에 반해 대리인은 위와 같은 관계에 있지 않으며, 법인측에서 본다면 사용인이고 법인과는 별개의 존재이다. 다만 대리인은 그의 명의로 법률행위를 하며 그에 따른 효과가 법인에 귀속하게 되는 것이다.

2) 주식회사의 경우에 그 표시방법에 관한 설명은 다음과 같다.

① 대표이사는 회사의 기관이며, 통상은 사장이 대표이사이겠지만, 사장이 대표이사가 아닐 수도 있고, 반면에 사장 이외의 회장·
부사장·전무 등이 대표이사인 경우도 있다.

EX)
주식회사○○
대표이사 사장 ○○○ 또는 대표이사 전무 ○○○

② 이사는 기관(機關)이 아니며 상법상 이사회라는 기관의 구성원에 불과하기 때문에, 이사 ○○○ 또는 전무이사 ○○○라고 하
는 표시는 대리의 형식으로라면 모르되, 기관형식의 표시로는 적당하지 않다.

③ 지배인 등의 상업사용인은 대리인이지만, 현재의 회사 조직에는 본부장·부장·과장 등의 직제를 설치하는 것이 보통이며, 또한
지배인의 입장에 있는 자는 지점장·지소장·영업소장 등의 명칭을 붙이는 것이 일반적일 것이다. 이러한 상업사용인은 모두
대리인이고, 각자의 직급은 대리인으로서의 대리권의 질적 또는 양적인 범위에 차이가 있게 된다. 예를 들면, 영업부장에게는
영업전반에 걸친 대리권이 있을 것이며, 또한 그 권한은 영업과장보다는 넓은 범위일 것이다. 그리고 여타 관리나 총무부장이
가지고 있는 것과는 그 내용에 있어서 차이가 있게 될 것이다. 한편 대리의 형식은 자연인에 대하여도 물론 취할 수 있다.

EX)
신청인○○○
위 대리인 변호사 ○○○ 또는
주식회사 ○○ 내지 ○○주식회사 ○○지점
자재부장 ○○○ 내지 지점장 ○○○

위의 예에서 자재부장이라고 하는 표시에는 악에 굳이 대리인임을 표시하지 않더라도, 그 자체로써 대리인(내지 상업사용인)이라고 하는 의미를 내포하고 있는 것이다.

3) 주식회사 이외의 법인에 있어서의 대표자는, 재단법인·사단법인-이사, 합자회사·합명회사-무한책임사원, 종교법인-이사 등으로 표시하게 된다.

 

10. 목적물의 표시

1) 계약서작성에 있어서, 그 대상이 되는 재산을 명시하는 작업은 가장 중요한 작업중 하나다. 따라서 대상이 되는 물건을 특정해 이것을 정확하게 표시해야 한다.

2) 부동산(不動産)·자동차·선박 등과 같이 등기 내지 등록을 필요로 하는 물건은, 해당 공부(公簿)에 표시돼 있는 대로 정확하게 표시하는 것이 원칙이다. 공부(公簿)와 실제가 다른 것이 해당거래에 있어서 중요한 의미를 갖는 경우, 예를 들어 토지거래에서 공부상(公簿上)의 지적(地積)과 실측상(實測上)의 면적이 상이한 경우에는 함께 써야 할 뿐만 아니라 어느 것으로 거래를 할 것인가를 확실하게 정하는 것이 좋다.

3) 보통의 동산(動産)에 관해서는 제조자·제조년월일·형식·품종·등급·품명·상품명·중량·측정치·수량·가격 등을 상호 조합해 표시한다. 도면·카탈로그 또는 사진 등을 첨부 내지 인용하는 것도 좋은 방법이다.

4) 물건 이외의 재산에 있어서도, 공업소유권 등과 같이 공부(公簿)에 등재된 재산은 공부상(公簿上)의 표시대로 표시하는 것이 좋다.

 

11. 계약서의 서명과 날인

1) 계약서를 작성한다는 것은 문서상에 서명·날인하는 것을 의미하는 바, 이에 당사자 본인(법인인 경우에는 그 대표기관)이 하든 대리인이 하든 관계없다.

2) 법인(法人)의 경우에는 대표자 또는 대리인이 여럿 있는 경우가 많고, 더구나 법인내에는 대부분 업무상 순위가 정해져 있게 되므로, 법률상 누구와 계약해야 하며 또 어떤 형식으로 계약서를 작성해야 하는가가 문제 될수 있다.

이는 사안에 따라 다를 수 있지만, 일례로 법인등기부등본을 떼어보면 권한의 유무가 명확하게 나타나 있으므로 이에 따라 하되, 대표자의 서명·날인을 원칙으로 상업사용인 등의 대리인 있다면 그 대리권이 있음을 증명한 경우에 서명·날인하도록 하는것이 좋다.

3) 우리나라는 서명(signature)보다 인장(印章)을 더 중시해 서명(또는 기명)에 덧붙여서 날인하도록 하고 있다. 실무상에도 계약서를 작성한 자가 직접 쓰더라도 인장(印章)을 날인(捺印)토록 하는 것이 보통이다.

4) 계약은 그 합의와 동시에 계약서에 대한 서명·날인을 해야 하는 것은 아니다.


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